• Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement (m/w/d)

Allgemeines zum Büroassistenz

Du zeigst besondere Stärken in Organisation, Multitasking und Kommunikation? Deine sorgfältige Arbeitsweise und dein sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen zeichnen dich aus? Zudem genießt du den Kontakt mit Menschen? Dann könnte eine Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement genau das Richtige für dich sein!

Die Aufgabenbereiche

Zu deinem Aufgabenbereich gehören folgende Tätigkeiten:

  • Büroorganisation: Du kümmerst sich um die Organisation des Büroalltags. Dazu gehören die Koordination von Terminen, das Verwalten von Besprechungsräumen und die Bearbeitung von E-Mails. Außerdem erstellst du Geschäftsbriefe, Angebote, Rechnungen und andere schriftlichen Dokumente.
  • Kundenkommunikation: Du stehst in engem Kontakt zu Kunden und Geschäftspartnern. Das heißt, du beantwortest Anfragen per Telefon oder E-Mail, nimmst Aufträge an und betreust Kundenanliegen. Wenn ein Termin ansteht, kümmerst du dich auch um den Empfang.
  • Datenverarbeitung: Die Verarbeitung von Daten gehört ebenfalls zu deinen Aufgaben. Hier befasst du dich mit der Verwaltung von Mitarbeiterdaten sowie der Pflege von Kunden- und Lieferantendatenbanken. In manchen Fällen erstellst du auch Statistiken und Auswertungen.
  • Personalverwaltung: Je nach Betrieb können auch Aufgaben der Personalabteilung in deinen Arbeitsbereich fallen. So kann es vorkommen, dass du bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und Personalakten unterstützt.
  • Buchhaltung: In manchen Unternehmen kümmern sich Kaufleute für Büromanagement auch um die Buchhaltung und unterstützen bei der Erfassung von Belegen oder der Abwicklung von Zahlungsvorgängen.
  • Allgemeine Verwaltungsaufgaben: Du bestellst Büromaterial, koordinierst Dienstreisen und organisierst Veranstaltungen.

Fachbereiche

Die Ausbildung kannst du nach dem ersten Jahr auch in verschiedenen Wahlqualifikationen vertiefen. Einige dieser Schwerpunkte findest du hier:

  • Personalwesen: Hier lernst du die Prozesse rund um die Personalverwaltung kennen, wie die Erstellung von Arbeitsverträgen, die Pflege von Personalakten, die Organisation von Schulungen oder die Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
  • Einkauf und Beschaffung: Hier geht es um die Beschaffung von Materialien, Waren oder Dienstleistungen für das Unternehmen. Dazu stehst du im Kontakt mit Lieferanten, holst Angebote ein und lernst, wie du souverän in Verhandlungen auftrittst.
  • Vertrieb und Kundenbetreuung: In diesem Bereich beschäftigst du dich mit dem Vertrieb von Produkten oder Dienstleistungen und der Betreuung von Kunden. Das beinhaltet die Kommunikation, die Auftragsabwicklung sowie die Bearbeitung von Anfragen.
  • Öffentlichkeitsarbeit und Marketing: In diesem Schwerpunkt lernst du, wie das Unternehmen nach außen hin optimal repräsentiert wird und wie Marketingmaßnahmen geplant und umgesetzt werden.
  • Kaufmännische Steuerung und Kontrolle: Mit dieser Spezialisierung beschäftigst du dich mehr mit dem Bereich Finanzbuchhaltung und lernst alles über die Grundlagen der Buchhaltung. Dazu gehört das Erfassen von Belegen, das Führen von Konten, Kostenkalkulation und das Erstellen von Finanzberichten. Auch die Bearbeitung von Rechnungen und die Zahlungsabwicklung gehören dazu.

Ausbildung

Wenn das alles nach deinem Traumjob klingt, kannst du mit einer dreijährigen dualen Ausbildung in den Beruf starten. Die Voraussetzung hierfür ist ein Realschulabschluss. Im Betrieb durchläufst du mehrere Abteilungen und lernst auf diese Weise die verschiedenen Bereiche und ihre jeweiligen Abläufe kennen. Ergänzend dazu besuchst du die Berufsschule, mit dem Fokus auf den Bereichen Büroprozesse und Geschäftsprozesse. Hier lernst du wichtige Grundlagen der Betriebswirtschaftslehre, Rechnungswesen, Büroorganisation, Kundenkommunikation, Personalwesen und rechtliche Aspekte kennen.

Weiterbildungsmöglichkeiten

Nach der Ausbildung hast du verschiedene Möglichkeiten, um dich weiterzubilden. Einige dieser Weiterbildungen findest du hier:

  • Fachwirt für Büro- und Projektorganisation (IHK): Mit dieser Weiterbildung kannst du dich auf die Organisation von Büroprozessen und Projektmanagement spezialisieren.
  • Geprüfter Betriebswirt (IHK): Eine weitere Möglichkeit ist die Weiterbildung zum geprüften Betriebswirt, durch die du umfassende betriebswirtschaftliche Qualifikationen erlangst und damit deine Chancen auf höhere Positionen im Unternehmen verbesserst.
  • Weiterbildungen in spezifischen Softwareanwendungen: Eine Weiterbildung in den für das Büromanagement wichtigen Softwares, wie beispielsweise Microsoft Office oder SAP, kann für deine Karriere hilfreich sein.
  • Studium: Nach deiner Ausbildung stehen dir auch die Türen zu einer akademischen Laufbahn offen. So kannst du als ausgebildete/r Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement ein Studium in der Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsinformatik oder ähnlichen Studiengängen beginnen.